Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Denne veiledningen viser vår anbefalte måte å håndtere bestillinger på. Mange butikker etablerer egne interne rutiner tilpasset sin drift, så å avvike fra denne anbefalingen går normalt helt greit. For butikker som har ERP-integrasjon så vil det ofte være mulig å overføre ordrene direkte til ERP-løsningen, og behandle dem her. 

 

Hvordan fakturerer jeg en ny ordre?

  1. Gå til Salg → Ordrer og klikk på den ordren som skal behandles. Da vil en oppsummering med detaljer om ordren vises:
  2. Sjekk at beløpet og reservasjonen hos betalingsinnløser er ok, evt. at penger er kommet inn på konto ved forhåndsbetaling. Dette vises helt nederst til venstre i Kommentarhistorikk:
  3. Når ordrebeløpet er reservert/ok, så kan ordren faktureres. Klikk på Faktura-knappen oppe til høyre i ordrebildet: 

  4. Dette vil åpne en ny fakturaside som er omtrent identisk med ordresiden, men som har noen ekstra felter som kan redigeres. Se over varene som ligger på fakturaen. Dersom ikke alle varene er på lager, kan du fakturere deler av ordren nå, og resten når det kommer inn på lager igjen. 
  5. Marker sjekkboksen "Opprett pakkseddel" for å opprette en pakkseddel og sende varen samtidig som ordren blir fakturert. Det er anbefalt å gjøre dette samtidig som ordren faktureres, for å gå direkte videre til utsending av pakken. Sporingsnummer legges inn manuelt kun dersom du ikke har integrasjon mot EDI-løsninger som Cargonizer, Bring Booking eller Consignor.
     
  6. Nederst i det gule feltet sjekker du at sluttsummen stemmer og at denne eventuelt er justert i forhold til hvilke varer som skal faktureres. Dersom du ønsker å sende epost med info til kunden, så kryss av for "Send fakturakopi på epost". 
  7. Klikk på "Generer faktura" og ordren vil være ferdigbehandlet. Ordrestatus endres nå til "Ferdig".

Dersom du ikke krysser av for "Opprett pakkseddel" samtidig som faktura genereres, så må du opprette en pakkseddel etterpå. Gå da inn på ordren på nytt, og klikk på Send-knappen oppe til høyre. Samme fremgangsmåte gjelder som for faktura. 
 

Merk

Det må opprettes både en tilhørende faktura og en pakkseddel for at status på bestillingen skal bli satt til Ferdig

Betalingstyper for fakturering

For de fleste betalingsmetoder så vil det finnes en dropdown-meny med ulike valg for beløp i det gule feltet nederst på fakturaen. Standard her er "Trekk beløp automatisk (online)".

HandlingBeskrivelse
"Trekk beløp automatisk (online)"Når faktura genereres, så vil beløpet automatisk trekkes fra kundens kort hos tredjeparts betalingsleverandør. Det samme gjelder for fakturaløsninger som Klarna og Collector også, at fakturaen aktiveres i eksternt system når du genererer faktura i Magento.
"Trekk beløp manuelt (offline)"Når faktura genereres, så vil ikke systemet trekke pengene. Dersom du må trekke pengene manuelt i Nets/Klarna/Dibs, så kan du bruke dette alternativet. Da vil ikke Magento kommunisere med eksternt system for å trekke penger, og du må selv passe på at dette blir gjort. Fakturaen i Magento blir da satt som ferdig betalt med en gang.
"Ikke innkrev (må trekkes via Magento)"Siste alternativet brukes dersom faktura skal opprettes i Magento, men at pengene skal trekkes på et senere tidspunkt. Fakturaen blir da stående i status "Ventende", og betalingen må trekkes via Magento på et senere tidspunkt. Når fakturaen står i status "Ventende", så er det mulig å avbryte denne, og dermed opprette ny faktura.

Tips

Ikke bruk faktureringsmåten "Ikke innkrev" med mindre du er sikker på at pengene skal trekkes via denne fakturaen i Magento på et senere tidspunkt. Det er ikke mulig å få satt fakturaen som Betalt dersom transaksjonen settes som betalt i den eksterne betalingsløsningen utenom å gå via Magento.

Hvordan del-fakturere en bestilling?

  1. Klikk på faktura-knappen for å opprette ny faktura, men endre antallet til 0 på de varelinjene som ikke skal faktureres/sendes nå. Klikk på "Update Qty's"-knappen for å oppdatere totalsummen nederst på fakturaen. Fortsett deretter med punkt 5 i ordrebehandlingsrutinen som beskrevet over.
  2. Husk å fakturere de resterende varene senere. Det vil finnes en faktura-knapp inne på ordren helt til alle varene er fakturerte. Dersom de resterende varene ikke skal sendes/ikke kommer på lager igjen, så kan ordren ferdigstilles ved å klikke på "Avbryt"-knappen. Det kommer en feilmelding, og denne må du klikke ja på for å kansellere de ubehandla varene.
     

Merk

Dersom du velger å splitte bestillingen i flere fakturaer, så vil hele fraktbeløpet komme med på den første fakturaen. De påfølgende fakturaene vil ikke ha frakt, kun varelinjer.

Nets Netaxept

En reservasjon vil bli slettet etter 3-5 virkedager, men butikken har mulighet til å belaste kortet etter maks 6 måneder  - så lenge det er dekning på kortet.

Det kan ikke krediteres Netaxept-transaksjoner hvor det har gått 3 mnd (90 dager) fra Capture til man prøver Credit.

Ordrer med forhåndsbetaling

Dersom kunden har valgt forhåndsbetaling eller en annen manuell betalingsmåte bør du sjekke at pengene er kommet inn på konto før du velger å opprette faktura. Om du merker av "Send kopi av faktura" over Submit Invoice-knappen, så vil kunden få tilsendt den ferdige fakturaen på epost.

Hvordan overfører jeg de ferdige fakturaene til regnskapet?

Automatisk overføring til regnskap

Dersom du har integrasjon mot et regnskapssystem, som for eksempel Tripletex. så vil fakturaene automatisk kopieres over til regnskapssystemet og den endelige faktureringen foregår i regnskapsprogrammet, mens fakturaene i Magento vil være en kopi og brukes mest til å holde oversikt over ordrene, lagerbeholdning (dersom du har lagerstyring på varene) og for å generere rapporter og statistikker.

Manuell overføring til regnskap

Om du ikke har integrasjon mot eksternt regnskapssystem så kan de ferdig fakturerte ordrene sendes over til regnskapsfører i pdf-format. For å generere en pdf som inneholder de fakturaene som skal sendes regnskap, gå til Salg → Fakturaer → Marker de fakturaene som skal sendes → Velg "PDF Fakturaer" i Handlinger-menyen.

Det blir nå opprettet en pdf som inneholder alle de markerte fakturaene. Dette er den mest brukte måten for å oversende fakturaer til regnskapsfører.

 

  • No labels